Những công cụ và thủ thuật dễ dàng này có thể giúp bất cứ ai nắm vững lịch trình của họ
Lời khuyên đơn giản về cách tiếp cận lịch của bạn có thể giúp bạn cộng tác hiệu quả hơn ngay cả khi bạn làm việc ở múi giờ khác.
Những công cụ và thủ thuật dễ dàng này có thể giúp bất cứ ai nắm vững lịch trình của họ
[Ảnh: Monica Sauro / Bapt]
BỞI MARCUS WERMUTH BUFFER BUFFER4 PHÚT ĐỌC
Trước khi tôi làm việc trong một nhóm từ xa , tôi là một người làm việc tự do và không bao giờ cần phải cộng tác với các nhóm rất nhiều. Cách tôi sử dụng lịch của mình hồi đó khá cơ bản có lẽ là sinh nhật ở đây và đó.
Nhưng khi tôi tham gia Buffer năm 2015 thì đột nhiên thay đổi. Càng lớn lên, tôi càng trở thành một kỹ sư và càng dựa vào vai trò lãnh đạo và cuối cùng chuyển sang quản lý , tôi càng nhận thấy quản lý lịch thiết yếu như thế nào.
Dưới đây là những cách tôi đã làm việc để làm chủ lịch của mình. Tôi hy vọng họ cũng có thể giúp bạn.
Trong hầu hết mọi nhóm phân phối, cho dù một phần đồng nghiệp của bạn đang ở trong văn phòng hay bạn hoàn toàn không có văn phòng , sẽ có những người bạn không gặp hàng ngày, ít nhất là về thể chất.
Vậy làm thế nào bạn có thể biết nếu ai đó trong nhóm của bạn là người trong văn phòng, và / hoặc thực sự có sẵn?
Lịch là một công cụ thiết yếu để kiểm tra tính khả dụng tại Buffer, cho dù bạn muốn đặt cuộc gọi với ai đó hay chỉ kiểm tra xem họ có phải là người làm việc trong ngày hôm đó không.
Với văn hóa minh bạch của công ty chúng tôi , email và lịch của cá nhân sẽ hiển thị cho bất kỳ ai trong công ty. Ví dụ: nếu tôi muốn đặt cuộc gọi với EM đồng nghiệp tại Bộ đệm, tôi sẽ truy cập Lịch Google của họ và kiểm tra xem khi nào họ có sẵn.
Hoặc giả sử tôi có cuộc hẹn với bác sĩ vào thứ Sáu tới lúc 9:30 sáng. Làm thế nào để nhóm của tôi biết về nó? Tôi có thể viết email hoặc đặt nó vào các công cụ trò chuyện của chúng tôi, nhưng điều đó sẽ sớm bị nhấn chìm trong các tin nhắn khác và mọi người sẽ không biết về nó khi đặt cuộc họp với tôi. Nếu tôi đặt nó trên lịch của tôi, thông tin là đúng nơi nó cần.
TÔI LÊN LỊCH MỌI THỨ, THẬM CHÍ NGHỈ
Trong khi làm việc trong các nhóm phân phối, rất có thể bạn cũng sẽ làm việc với các múi giờ khác nhau . Vì tôi đang ở Châu Âu, để tôi trò chuyện với ai đó ở Bờ Tây Hoa Kỳ, tôi phải ở lại lâu hơn một chút vào buổi chiều. Lịch làm việc của tôi thường trông như thế này:
9:00 sáng đến 12:30 tối làm việc
12:30 tối đến 3:00 chiều nghỉ
3:00 chiều đến 7:00 tối làm việc
Điều quan trọng là phải nghỉ giải lao và để làm cho những giờ nghỉ này hiển thị với nhóm của tôi, tôi đã đặt một sự kiện khối khối trên lịch vào các ngày trong tuần để cho họ thấy rằng tôi không có mặt (tất nhiên trừ trường hợp khẩn cấp).
NHỮNG CÔNG CỤ NÀY GIÚP BẠN DỄ DÀNG CỘNG TÁC
Có rất nhiều công cụ và cài đặt khác nhau đã giúp tôi khi lên lịch các cuộc họp, lên kế hoạch cho các cuộc gọi nghiên cứu, cho mọi người biết rằng tôi không ở văn phòng, v.v.
LÊN LỊCH HỌP
Calendly là một công cụ thiết yếu cho chúng tôi tại Buffer và nó đã giúp tôi rất nhiều với việc lên lịch các cuộc họp cả bên trong và bên ngoài Buffer.
Tôi thích rằng bạn có thể xác định chính xác phạm vi trong ngày khi mọi người có thể đặt cuộc họp với bạn. Miễn là lịch của bạn được cập nhật, công cụ sẽ tự động chỉ hiển thị các vị trí có sẵn cho người đặt cuộc gọi.
Và đối với người khác, điều đó thật tiện lợi: Bạn chỉ cần chọn một ngày, thời gian và thực hiện cuộc gọi đã được đặt trước. Nó sẽ loại bỏ mọi rắc rối của việc cố gắng tìm ra khi nào ai đó có thể rảnh rỗi.
GIAO TIẾP SẴN CÓ
Nếu bạn sử dụng Lịch Google, có một vài điều gọn gàng hơn bạn có thể tận dụng để truyền đạt tính khả dụng của mình.
Out of Office giúp cho mọi người biết rằng bạn sẽ không có mặt và ngay lập tức từ chối lời mời lịch.
Nếu bạn được đặt cho một cuộc họp nhưng cần di chuyển nó, bạn có thể đề xuất thời gian mới trực tiếp từ Lịch Google.
Bạn có thể đặt giờ làm việc của mình trong Lịch Google và Google sẽ đưa ra một lưu ý cảnh báo cho bất kỳ ai lên lịch cho một sự kiện ngoài giờ làm việc của bạn.
CHINH PHỤC MÚI GIỜ
Một vài tháng trước, một thành viên trong nhóm của tôi chuyển đến Đài Loan một thời gian. Có một cách để so sánh và kiểm tra múi giờ là rất quan trọng trong thời gian đó. (Nó cũng cho phép chúng tôi dựa vào các cuộc họp không đồng bộ .)
Khi nhìn vào các múi giờ, Mỗi múi giờ là một điểm tuyệt vời để xem xét rất nhiều múi giờ khác nhau trong nháy mắt.
Các công cụ như SavvyTime và Time.is cho phép bạn kiểm tra thời gian theo các múi giờ khác nhau, chuyển đổi và so sánh chúng.
Cài đặt Đồng hồ Thế giới trong Google Cal cho phép bạn theo dõi bao nhiêu múi giờ tùy thích. Đặt chúng và bạn sẽ thấy chúng trong một thanh bên ở bên trái lịch của bạn. (Bạn cũng có thể đặt múi giờ chính và phụ trong cài đặt Google Cal.)
GIẢM THIỂU CHUYỂN ĐỔI NGỮ CẢNH
Khi tôi đọc bài đăng trên blog tuyệt vời này từ Lara Hogan , tôi đã rất hào hứng với việc sắp xếp lịch của mình, hay điều mà Hogan gọi là defragging .
Ý tưởng là sắp xếp các sự kiện của bạn theo cách mà bạn không có quá nhiều chuyển đổi ngữ cảnh xảy ra và có thể duy trì sự tập trung. Ngăn chặn nhiều chuyển đổi ngữ cảnh có thể giúp bạn quản lý năng lượng của bạn hiệu quả hơn và tôi rất khuyến khích điều đó.
Lara đề xuất mã hóa màu sắc cho các sự kiện của bạn trong Lịch Google Lịch dựa trên loại não bạn sử dụng trong mỗi sự kiện. Cô đưa ra những ví dụ sau:
lắng nghe / thấu cảm não để huấn luyện
bộ não chiến lược cho các cuộc họp lập kế hoạch
bộ não hậu cần cho các cuộc gọi với khách hàng tiềm năng
Khi tôi làm điều này, tôi thấy rằng mã màu ngay lập tức cho tôi một ý tưởng về tuần của tôi trông như thế nào.
Nó hoạt động tốt với tôi cho đến khi tôi đi quá xa với việc phân cụm tất cả các đồng bộ một-một của tôi trong một ngày. Đến cuối ngày, tôi mới kiệt sức. Lần cuối cùng, sự chú ý của tôi đã giảm đi đôi chút.
Nếu bạn xem xét việc sắp xếp lịch của mình, hãy học hỏi từ những sai lầm của tôi và nhớ tăng tốc bản thân để bạn có thể có mặt và động viên trong mỗi cuộc đồng bộ và cuộc họp.
Những công cụ và thủ thuật dễ dàng này có thể giúp bất cứ ai nắm vững lịch trình của họ
[Ảnh: Monica Sauro / Bapt]
BỞI MARCUS WERMUTH BUFFER BUFFER4 PHÚT ĐỌC
Trước khi tôi làm việc trong một nhóm từ xa , tôi là một người làm việc tự do và không bao giờ cần phải cộng tác với các nhóm rất nhiều. Cách tôi sử dụng lịch của mình hồi đó khá cơ bản có lẽ là sinh nhật ở đây và đó.
Nhưng khi tôi tham gia Buffer năm 2015 thì đột nhiên thay đổi. Càng lớn lên, tôi càng trở thành một kỹ sư và càng dựa vào vai trò lãnh đạo và cuối cùng chuyển sang quản lý , tôi càng nhận thấy quản lý lịch thiết yếu như thế nào.
Dưới đây là những cách tôi đã làm việc để làm chủ lịch của mình. Tôi hy vọng họ cũng có thể giúp bạn.
Trong hầu hết mọi nhóm phân phối, cho dù một phần đồng nghiệp của bạn đang ở trong văn phòng hay bạn hoàn toàn không có văn phòng , sẽ có những người bạn không gặp hàng ngày, ít nhất là về thể chất.
Vậy làm thế nào bạn có thể biết nếu ai đó trong nhóm của bạn là người trong văn phòng, và / hoặc thực sự có sẵn?
Lịch là một công cụ thiết yếu để kiểm tra tính khả dụng tại Buffer, cho dù bạn muốn đặt cuộc gọi với ai đó hay chỉ kiểm tra xem họ có phải là người làm việc trong ngày hôm đó không.
Với văn hóa minh bạch của công ty chúng tôi , email và lịch của cá nhân sẽ hiển thị cho bất kỳ ai trong công ty. Ví dụ: nếu tôi muốn đặt cuộc gọi với EM đồng nghiệp tại Bộ đệm, tôi sẽ truy cập Lịch Google của họ và kiểm tra xem khi nào họ có sẵn.
Hoặc giả sử tôi có cuộc hẹn với bác sĩ vào thứ Sáu tới lúc 9:30 sáng. Làm thế nào để nhóm của tôi biết về nó? Tôi có thể viết email hoặc đặt nó vào các công cụ trò chuyện của chúng tôi, nhưng điều đó sẽ sớm bị nhấn chìm trong các tin nhắn khác và mọi người sẽ không biết về nó khi đặt cuộc họp với tôi. Nếu tôi đặt nó trên lịch của tôi, thông tin là đúng nơi nó cần.
TÔI LÊN LỊCH MỌI THỨ, THẬM CHÍ NGHỈ
Trong khi làm việc trong các nhóm phân phối, rất có thể bạn cũng sẽ làm việc với các múi giờ khác nhau . Vì tôi đang ở Châu Âu, để tôi trò chuyện với ai đó ở Bờ Tây Hoa Kỳ, tôi phải ở lại lâu hơn một chút vào buổi chiều. Lịch làm việc của tôi thường trông như thế này:
9:00 sáng đến 12:30 tối làm việc
12:30 tối đến 3:00 chiều nghỉ
3:00 chiều đến 7:00 tối làm việc
Điều quan trọng là phải nghỉ giải lao và để làm cho những giờ nghỉ này hiển thị với nhóm của tôi, tôi đã đặt một sự kiện khối khối trên lịch vào các ngày trong tuần để cho họ thấy rằng tôi không có mặt (tất nhiên trừ trường hợp khẩn cấp).
NHỮNG CÔNG CỤ NÀY GIÚP BẠN DỄ DÀNG CỘNG TÁC
Có rất nhiều công cụ và cài đặt khác nhau đã giúp tôi khi lên lịch các cuộc họp, lên kế hoạch cho các cuộc gọi nghiên cứu, cho mọi người biết rằng tôi không ở văn phòng, v.v.
LÊN LỊCH HỌP
Calendly là một công cụ thiết yếu cho chúng tôi tại Buffer và nó đã giúp tôi rất nhiều với việc lên lịch các cuộc họp cả bên trong và bên ngoài Buffer.
Tôi thích rằng bạn có thể xác định chính xác phạm vi trong ngày khi mọi người có thể đặt cuộc họp với bạn. Miễn là lịch của bạn được cập nhật, công cụ sẽ tự động chỉ hiển thị các vị trí có sẵn cho người đặt cuộc gọi.
Và đối với người khác, điều đó thật tiện lợi: Bạn chỉ cần chọn một ngày, thời gian và thực hiện cuộc gọi đã được đặt trước. Nó sẽ loại bỏ mọi rắc rối của việc cố gắng tìm ra khi nào ai đó có thể rảnh rỗi.
GIAO TIẾP SẴN CÓ
Nếu bạn sử dụng Lịch Google, có một vài điều gọn gàng hơn bạn có thể tận dụng để truyền đạt tính khả dụng của mình.
Out of Office giúp cho mọi người biết rằng bạn sẽ không có mặt và ngay lập tức từ chối lời mời lịch.
Nếu bạn được đặt cho một cuộc họp nhưng cần di chuyển nó, bạn có thể đề xuất thời gian mới trực tiếp từ Lịch Google.
Bạn có thể đặt giờ làm việc của mình trong Lịch Google và Google sẽ đưa ra một lưu ý cảnh báo cho bất kỳ ai lên lịch cho một sự kiện ngoài giờ làm việc của bạn.
CHINH PHỤC MÚI GIỜ
Một vài tháng trước, một thành viên trong nhóm của tôi chuyển đến Đài Loan một thời gian. Có một cách để so sánh và kiểm tra múi giờ là rất quan trọng trong thời gian đó. (Nó cũng cho phép chúng tôi dựa vào các cuộc họp không đồng bộ .)
Khi nhìn vào các múi giờ, Mỗi múi giờ là một điểm tuyệt vời để xem xét rất nhiều múi giờ khác nhau trong nháy mắt.
Các công cụ như SavvyTime và Time.is cho phép bạn kiểm tra thời gian theo các múi giờ khác nhau, chuyển đổi và so sánh chúng.
Cài đặt Đồng hồ Thế giới trong Google Cal cho phép bạn theo dõi bao nhiêu múi giờ tùy thích. Đặt chúng và bạn sẽ thấy chúng trong một thanh bên ở bên trái lịch của bạn. (Bạn cũng có thể đặt múi giờ chính và phụ trong cài đặt Google Cal.)
GIẢM THIỂU CHUYỂN ĐỔI NGỮ CẢNH
Khi tôi đọc bài đăng trên blog tuyệt vời này từ Lara Hogan , tôi đã rất hào hứng với việc sắp xếp lịch của mình, hay điều mà Hogan gọi là defragging .
Ý tưởng là sắp xếp các sự kiện của bạn theo cách mà bạn không có quá nhiều chuyển đổi ngữ cảnh xảy ra và có thể duy trì sự tập trung. Ngăn chặn nhiều chuyển đổi ngữ cảnh có thể giúp bạn quản lý năng lượng của bạn hiệu quả hơn và tôi rất khuyến khích điều đó.
Lara đề xuất mã hóa màu sắc cho các sự kiện của bạn trong Lịch Google Lịch dựa trên loại não bạn sử dụng trong mỗi sự kiện. Cô đưa ra những ví dụ sau:
lắng nghe / thấu cảm não để huấn luyện
bộ não chiến lược cho các cuộc họp lập kế hoạch
bộ não hậu cần cho các cuộc gọi với khách hàng tiềm năng
Khi tôi làm điều này, tôi thấy rằng mã màu ngay lập tức cho tôi một ý tưởng về tuần của tôi trông như thế nào.
Nó hoạt động tốt với tôi cho đến khi tôi đi quá xa với việc phân cụm tất cả các đồng bộ một-một của tôi trong một ngày. Đến cuối ngày, tôi mới kiệt sức. Lần cuối cùng, sự chú ý của tôi đã giảm đi đôi chút.
Nếu bạn xem xét việc sắp xếp lịch của mình, hãy học hỏi từ những sai lầm của tôi và nhớ tăng tốc bản thân để bạn có thể có mặt và động viên trong mỗi cuộc đồng bộ và cuộc họp.
Nhận xét
Đăng nhận xét